惠州市特种设备协会 

文件档案管理制度

为保证协会文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、协会设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，是文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

    二、凡是协会在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表簿册、照片以及与本协会生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

    三、人力资源专员要做好协会员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

    四、档案管理员要对协会安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

    五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映协会的主要情况，以便于保管和利用。

    六、文件资料档案的保管、查阅。

    1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

    2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、协会内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请协会分管领导批准，外单位人员要查阅、复印协会档案，必须持单位介绍信并经本协会分管领导批准后，方可查阅；协会所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，协会档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于协会机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

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